Qualitätskriterium 15
A: Die Inhalte und der Verlauf der Maßnahme sind dokumentiert (Prozessdokumentation).
B: Es ist dokumentiert, inwieweit die Maßnahme die formulierten Ziele erreicht hat (Ergebnisdokumentation).
C: Veränderungen sind dokumentiert (Verhalten, Struktur, Prozess etc.).
Dokumentieren bedeutet, die Inhalte, den Ablauf und die Ergebnisse der Maßnahme – strukturiert und nachvollziehbar – festzuhalten. Dokumentieren ist wichtig, um die Maßnahme später bewerten zu können (Evaluation, siehe Qualitätskriterium 16). Die dokumentierten Informationen werden auch für Pressemitteilungen, andere Veröffentlichungen oder Abschlussberichte, die z. B. Sponsoren darlegen, wie ihre Geldmittel eingesetzt wurden, gebraucht. Für die Prozessdokumentation werden relevante Unterlagen gesammelt und ggf. Dokumente erstellt, die zeigen „wo ist was wann passiert“. Das schriftliche Konzept (siehe Qualitätskriterium 7), alle Materialien, die im Rahmen der Aktionen erstellt werden, Protokolle, Foto- oder Videodokumentationen (mit Erlaubnis der Beteiligten) gehören dazu. Ergebnisse und evtl. Zwischenergebnisse werden ebenfalls schriftlich festgehalten (Ergebnisdokumentation). Das können je nach angestrebtem Ziel z. B. Veränderungen im Verhalten und in Fertigkeiten von Zielgruppen, bauliche Veränderungen oder Veränderungen in organisatorischen Abläufen sein. Dabei ist wichtig, dass nicht nur der „Zustand“ nach den konkreten Aktionen erhoben und festgehalten wird, sondern auch der Ausgangszustand. Ergebnisse können auf unterschiedliche Weise erhoben werden (mündliche oder schriftliche Befragungen, Beobachtungen, Fotos, Gruppenauswertung etc.). Anregungen für Erhebungsmethoden und -instrumente sind unter www.inform.de zu finden.
Beispiel Maßnahme „Gesunder Schulkiosk“
Zur Dokumentation des Verlaufs der Maßnahme werden Protokolle der AG-Sitzungen erstellt. In einem Dokument werden die jeweiligen Schritte festgehalten (Planung des Kioskangebots, Notizen der Gespräche mit der Betreiberin des Schulkiosks, die sich nicht immer an die Vorgaben hielt). Um festzustellen, ob die Ziele der Maßnahme erreicht wurden, wurden Schülerinnen und Schüler vor und ein Jahr nach Einführung des neuen Angebots befragt. Zusätzlich wird halbjährlich „Inventur“ gemacht.